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12/09/2018 - 18:19

O SEI! CFP completa um ano

A ferramenta de processos eletrônicos mudou a rotina e o fluxo de informações na instituição, proporcionando maior agilidade e transparência

O Conselho Federal de Psicologia (CFP) comemora o primeiro ano de funcionamento do Sistema Eletrônico de Informações (SEI!).  A implementação e uso da ferramenta mudou a rotina dos setores do CFP, facilitando o fluxo de informações e reduzindo o uso do papel. O CRP agora tramita os processos com muito mais agilidade, mais transparência e economicidade.

O SEI! foi criado para gerir documentos e processos eletrônicos, a fim de promover a eficiência administrativa. Ele é uma iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da administração pública para a construção de uma infraestrutura de processos e documentos administrativos eletrônicos.

Um ano após a implementação do SEI!, o Conselho Federal de Psicologia tem muito a comemorar. Tramitaram pelo sistema um total de 71 mil documentos, sendo 46 mil gerados dentro do próprio SEI! pelo CFP e 25 mil recebidos de órgãos externos e inseridos no sistema.

Durante o período anterior ao SEI! no CFP, entre setembro 2016 e setembro 2017, eram criados na instituição cerca de mil memorandos ao ano. O mesmo período após a implantação do SEI! CFP, foram cerca de 8 mil memorandos criados ao ano, o que demonstra o aperfeiçoamento no registro documental e na formalização dos processos na instituição.

Além do incremento do registro documental para a instituição, alguns setores tiveram sua rotina de trabalho, assim como seus registros de processos e fluxos de informações radicalmente modificados. É o caso do setor da Ouvidoria do CFP, que, a partir do Módulo de Ouvidoria do SEI! passou a captar e convergir para um só espaço as solicitações, reclamações, dúvidas e sugestões. O trabalho ganhou agilidade, garantindo eficiência desse retorno para a sociedade.

Apesar do SEI! já fazer parte da rotina da instituição, ainda é possível aprimorar o uso da ferramenta no ambiente organizacional. Isso porque, pelo mapeamento mais detalhado de processos específicos, é possível criar novos modelos de documentos e novos fluxos de tramitação que promovam maior eficiência.

Se no início da utilização do SEI! houve uma redução de cerca de 50% do papel utilizado pela instituição, hoje essa redução caiu para 30%, o que demonstra que a ação de conscientização sobre a redução do uso do papel deve ser permanente, e que todos devem se mobilizar para que o SEI! seja utilizado de forma eficiente, não cabendo mais a impressão de processos.

Sendo assim, o SEI! no CFP continua a crescer e a melhorar, num processo permanente. Os próximos passos são integrá-lo ao Cadastro Geral, aos programas Financeiro e Contábil e ao Sistema Integrado de Gestão de Atividades (SIGA), utilizado para a logística de realização de eventos.

Expansão para os Conselhos Regionais de Psicologia (CRPs)

O Conselho Regional de Psicologia do Distrito Federal (CRP-01/DF) iniciou em julho deste ano o processo de implantação do projeto piloto do Sistema Eletrônico de Informações (SEI!), conforme deliberado durante a última Assembleia das Políticas da Administração e das Finanças (Apaf), em maio de 2018.  A previsão é que o SEI comece a funcionar no CRP-01/DF até o final do mês de novembro.

A utilização do SEI nos CRPs proporcionará uma comunicação integrada entre as autarquias do Sistema Conselhos de Psicologia, visando economicidade e dinamismo para os processos.

Nos CRPs, a tendência é uma maior padronização na execução de alguns procedimentos com o uso do SEI!, a exemplo da forma que estão sendo criados os processos eletrônicos sobre denúncias, que utilizam como base o Código de Processamento Disciplinar (CPD). Serão criadas as mesmas minutas de documentos em todos os CRPs, para que eles trabalhem alinhados, facilitando o fluxo de informações e agilizando o processo como um todo.

Para a presidente do CRP-01/DF, Andreza Sorrentino, a implantação do projeto gera uma série de desafios, mas o SEI! dará mais segurança e celeridade na tramitação dos documentos. “Avalio como muito positivo o que o SEI! pode trazer, como, por exemplo, o controle de registros em todas as áreas onde o CRP atua, bem como resguardar os documentos como da COE/COF e as pastas dos funcionários”.

A partir da experiência do projeto piloto no CRP-01, outras ações serão realizadas pela comissão do SEI! CFP e o Grupo de Trabalho de Tecnologia da Informação da Apaf. Estão previstas a elaboração de um manual de uso e a cartela universal de modelos de documentos e procedimentos para uso dos regionais. Na próxima Apaf, em dezembro de 2018, será avaliado o processo de ampliação do SEI! e informadas quais serão as próximas etapas.